我們?cè)谄髽I(yè)里面會(huì)開很多會(huì),但是精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)是一個(gè)非常重要的會(huì)議,為什么呢?第一,它是每天開或每周定期開幾次。第二,它是針對(duì)實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中問(wèn)題來(lái)開。所以精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)是一個(gè)實(shí)實(shí)在在解決問(wèn)題的會(huì)議。如果你的企業(yè)精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)開不起來(lái),開不好,你又想要你的企業(yè)實(shí)際問(wèn)題快速地得到解決,這是很困難的。很多企業(yè)沒(méi)有精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的概念,一個(gè)星期才碰一次頭,一個(gè)星期才開一次會(huì)。問(wèn)題就已經(jīng)積累很多了。
精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)也就是對(duì)整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程當(dāng)中所出現(xiàn)的問(wèn)題的快速反應(yīng)機(jī)制,我們企業(yè)必須經(jīng)常開、甚至天天開。開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)我們要注意以下幾點(diǎn):
1、時(shí)間的控制
時(shí)間不要太長(zhǎng)。我們一般要求是半個(gè)小時(shí),超過(guò)半個(gè)小時(shí)會(huì)影響正常生產(chǎn)。因?yàn)閰⒓由a(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的都是實(shí)際的生產(chǎn)部門,甚至采購(gòu)、品質(zhì)部門都會(huì)參加。如果你開的時(shí)間太長(zhǎng),那就不僅起不到促進(jìn)生產(chǎn)的作用,反而會(huì)影響生產(chǎn)。
剛開始我們還不會(huì)開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)時(shí),會(huì)議可能會(huì)長(zhǎng)一些。但是我們會(huì)逐漸壓縮,從而以二十到三十分鐘為限。作為一個(gè)常規(guī)性的會(huì)議,經(jīng)常要搞,絕對(duì)不能太長(zhǎng)。
2、精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的準(zhǔn)備
既然時(shí)間短,開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)我們就必須有充足的準(zhǔn)備。怎么準(zhǔn)備呢?每一個(gè)參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的人都要把你這一塊的信息事先以表單或數(shù)據(jù)的形式拿到手里。你不要到了現(xiàn)場(chǎng)拍腦袋,憑著記憶說(shuō)話。你頭一天的生產(chǎn)任務(wù)完成得怎么樣?如果你拿著數(shù)據(jù)、表單,對(duì)著表單三、兩下說(shuō)完了,這個(gè)時(shí)間自然就壓縮了。
每個(gè)人把自己要講的東西,不管是生產(chǎn)完成情況,還是生產(chǎn)異常情況,都要以表單的形式帶到生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)上去。
我們很多企業(yè)開會(huì)有個(gè)很壞的毛病,大家經(jīng)常信口開河,這樣的會(huì)議能從早上八點(diǎn)開到晚上八點(diǎn)。所以要想開會(huì)有成效,就一定要事先準(zhǔn)備,要以表單的形式來(lái)開會(huì),要帶著表單、數(shù)據(jù)來(lái),帶著表單、數(shù)據(jù)走。帶來(lái)的表單和數(shù)據(jù)里含著已完成的任務(wù)和問(wèn)題。帶走的表單和數(shù)據(jù)里含著新領(lǐng)的任務(wù)??傊畤@著任務(wù)進(jìn)行,任務(wù)以數(shù)據(jù)的形式體現(xiàn),這是開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的基本要求。
會(huì)議主持人的準(zhǔn)備尤為重要。一般生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)都是計(jì)劃物控部(PMC部)主持召開,PMC的計(jì)劃員、物控員隨時(shí)要掌握物料和生產(chǎn)的狀況。計(jì)劃員和物控員手里應(yīng)該也有相應(yīng)的數(shù)據(jù)和表單。如果PMC有這樣的數(shù)據(jù)和表單,生產(chǎn)部門也帶著同樣的數(shù)據(jù)和表單,一對(duì)比就知道對(duì)不對(duì)?問(wèn)題出在什么地方?所以PMC這邊自己也必須有充足的準(zhǔn)備。
3、精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的決議
要開好生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)就一定要有決議。這個(gè)決議的主要內(nèi)容就是生產(chǎn)任務(wù)的下達(dá)。每一次的協(xié)調(diào)會(huì)都要把未來(lái)的生產(chǎn)任務(wù)(特別是明天的生產(chǎn)任務(wù))明確地定下來(lái)。這樣定下來(lái)的任務(wù)是大家協(xié)商出來(lái)的,充分考慮了大家的意見和實(shí)際狀況,便于大家的執(zhí)行。并且,在形成這個(gè)任務(wù)時(shí),物料、資料等方面的問(wèn)題,大家還可以再次確認(rèn)一下,以確保沒(méi)有問(wèn)題,這相當(dāng)于生產(chǎn)任務(wù)的評(píng)審,經(jīng)過(guò)這樣的評(píng)審,任務(wù)達(dá)成率就會(huì)大大提高。
既然訂單評(píng)審、任務(wù)評(píng)審都是在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)上進(jìn)行,那么評(píng)審和協(xié)商的效果就要體現(xiàn)成各個(gè)部門的簽字上,所以生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)是生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)的一個(gè)主要形式。
生產(chǎn)任務(wù)不要采取私下一對(duì)一下任務(wù)的形式進(jìn)行,這樣的做法效果一般都不好。因?yàn)闆](méi)有誰(shuí)把別人的安排當(dāng)回事。所以方式是讓領(lǐng)受任務(wù)的人當(dāng)著大家的面來(lái)簽字。大家就會(huì)產(chǎn)生壓力。有的人臺(tái)下口若懸河,而上了臺(tái)就語(yǔ)無(wú)倫次,就是因?yàn)槊鎸?duì)大家有壓力。所以,要懂得讓一個(gè)人面對(duì)十個(gè)人、幾十個(gè)人去表態(tài),用集體的輿論力量,促使他認(rèn)真完成任務(wù)。當(dāng)然還必須當(dāng)著大家的面來(lái)檢查他的任務(wù)完成情況,這才能構(gòu)成壓力。開會(huì)就是為了讓一個(gè)人面對(duì)大家,利用1:10的力量做管理。
通過(guò)生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)來(lái)下達(dá)任務(wù),誰(shuí)如果不接受,他必須講出足夠的理由來(lái)。參會(huì)的都是行家,在 生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)上又不是他一個(gè)人懂生產(chǎn),所以當(dāng)他拒接生產(chǎn)任務(wù)的時(shí)候,他也是要面臨很大壓力的。如果你單獨(dú)下達(dá)給他,他有的時(shí)候隨便講個(gè)理由就把你給堵了。
有些接受任務(wù)的部門,你單獨(dú)下達(dá)給他,他就跟你搞名堂了:什么物料問(wèn)題啊、設(shè)備問(wèn)題啊,他跟你講一大堆理由。如果在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)上,他講物料問(wèn)題,采購(gòu)說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題,倉(cāng)庫(kù)說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題;他說(shuō)設(shè)備問(wèn)題,技術(shù)部門說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題,工程部門說(shuō)沒(méi)有問(wèn)題。那他就沒(méi)得說(shuō)的了。所以生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)是任務(wù)下達(dá)的一種很好的方式。
4、生產(chǎn)異常的解決
精益生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)也是解決生產(chǎn)異常的一個(gè)有用的方式。因?yàn)樯a(chǎn)異常往往不只牽涉到一個(gè)部門,它往往牽涉到好幾個(gè)部門,所以如果生產(chǎn)異常讓他們私下去追,部門之間就經(jīng)常推諉。你推我,我推你,一路推下去,然后不了了之。
如果你在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)上討論異常,基本上跟異常相關(guān)的人都會(huì)在場(chǎng),面對(duì)面,有什么問(wèn)題都好解決。當(dāng)場(chǎng)解決不了,也可以拿出一個(gè)方案來(lái),跟蹤解決。要是問(wèn)題非常嚴(yán)重的,短時(shí)間內(nèi)無(wú)法解決(以5分鐘為限),就需要另外單獨(dú)開相關(guān)專題會(huì)議了。所以它也是解決生產(chǎn)異常的一個(gè)有效的方式,避免了我們私下部門和部門之間相互推諉以及部門(特別是生產(chǎn)部門)滿世界找人解決問(wèn)題。
所以,開好一個(gè)生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)是我們企業(yè)里面發(fā)揮計(jì)劃物控部門作用,做好生產(chǎn)計(jì)劃統(tǒng)籌非常重要的一個(gè)動(dòng)作。有些老板為了把這個(gè)會(huì)開得有成效,一開始都會(huì)親自參加。當(dāng)然以后并不要求老板每天都參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)在領(lǐng)導(dǎo)的支持下開了起來(lái)以后,主要還是要靠PMC來(lái)運(yùn)作??梢哉f(shuō)生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)是PMC樹立威信,發(fā)揮作用的一個(gè)主戰(zhàn)場(chǎng)。PMC有沒(méi)有作用,有沒(méi)有威信,就看生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)開得怎么樣。
民營(yíng)企業(yè)都有這個(gè)毛病,就是很不重視會(huì)議。導(dǎo)致組織缺失。為什么我們很多人,很多打工的到外資企業(yè)有恭敬心,到民營(yíng)企業(yè)就沒(méi)有恭敬心呢?因?yàn)槊駹I(yíng)企業(yè)壓根不把開會(huì)當(dāng)個(gè)事。
為什么說(shuō)PMC的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)有很大的關(guān)系呢?因?yàn)镻MC的職務(wù)并沒(méi)有高過(guò)其它部門,它不可能來(lái)自于職務(wù),只可能來(lái)自于對(duì)會(huì)議的主導(dǎo)。如果它很少開會(huì),不敢開會(huì),或者在會(huì)上不敢表態(tài),不敢下決定,不敢追蹤,不敢對(duì)別人究責(zé)。這個(gè)PMC就會(huì)是一個(gè)擺設(shè)。如果PMC能夠主導(dǎo)這樣的會(huì)議,在會(huì)上敢表態(tài),敢究責(zé),它就會(huì)慢慢樹起來(lái)。PMC部門就會(huì)在這個(gè)日復(fù)一日的動(dòng)作中,非常自然地成為生產(chǎn)管理活動(dòng)的中心。
5、會(huì)議決議的檢查和落實(shí)。
生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)開完了,執(zhí)行了沒(méi)有呢?一定要追蹤。生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)開完了,每個(gè)部門簽字了,會(huì)議有決議了,但是執(zhí)行得怎么樣呢?PMC自己要檢查,PMC自己要跟進(jìn)。物料這塊的問(wèn)題,物控員跟進(jìn);生產(chǎn)這一塊的問(wèn)題,計(jì)劃員跟進(jìn)。
另外稽核部要給予大力支持,特別生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)剛開的時(shí)候,稽核部要投入很大的力量來(lái)檢查生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的決議執(zhí)行情況。我經(jīng)常說(shuō)稽核就是督戰(zhàn)隊(duì),所以很多項(xiàng)目剛成立PMC,剛開始搞生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)的時(shí)候,稽核部門要緊緊跟著走。就是我們生產(chǎn)任務(wù)的完成情況、執(zhí)行情況一定要稽核部跟進(jìn)和檢查。
6、檢查結(jié)果的獎(jiǎng)罰
對(duì)于檢查的結(jié)果,要懂得在下一次的生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)上來(lái)進(jìn)行獎(jiǎng)罰,來(lái)進(jìn)行評(píng)比。我們不能僅僅檢查,檢查完了以后就沒(méi)事了,不是這樣的。完成得好就要表?yè)P(yáng),完成得不好就要批評(píng)。
其實(shí)生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)既是一個(gè)發(fā)動(dòng)會(huì),也是一個(gè)總結(jié)會(huì),對(duì)上一期的生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)的情況,落實(shí)的情況進(jìn)行小結(jié)。生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)為什么有用?就是因?yàn)樗念l率高,每天都有,那么它每天都在做總結(jié),就跟打掃衛(wèi)生一樣的,每天在打掃,你的房子就干凈。所以我們開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)對(duì)上一期的任務(wù)首先要進(jìn)行回顧總結(jié),這是基本的。當(dāng)然有的企業(yè)甚至把稽核的通報(bào)也放到生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)里頭,每天生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)開之前,先讓稽核部門通報(bào)一下,這個(gè)也是很有效的動(dòng)作。但是稽核部門要通報(bào)什么呢?稽核部門要稽核的內(nèi)容很多,在生產(chǎn)協(xié)調(diào)會(huì)上通報(bào)的主要應(yīng)該是生產(chǎn)任務(wù)的完成情況。