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當(dāng)與供應(yīng)商合作開展項(xiàng)目時(shí)，供應(yīng)商管理有幾個(gè)關(guān)鍵要素很重要。作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，你必須具體制定希望團(tuán)隊(duì)與供應(yīng)商采納的理念，從而為成功合作定下基調(diào)。

下面，我們將提出幾個(gè)問題，供你考慮參與項(xiàng)目的供應(yīng)商管理，由于這些都是根本性的要素，因此不管企業(yè)來自哪個(gè)行業(yè)，項(xiàng)目屬于什么規(guī)模和類型，這些要素都能適用。

1．你能利用現(xiàn)有供應(yīng)商管理框架嗎？

今天，越來越多的企業(yè)采用了供應(yīng)商管理框架來幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)利用與這些實(shí)體的關(guān)系。可用的框架可能由項(xiàng)目管理辦公室或采購小組負(fù)責(zé)，包括提供“預(yù)審合格方”列表、特定工作類型的相關(guān)企業(yè)的信息和培養(yǎng)與項(xiàng)目供應(yīng)商間成功關(guān)系的全面指導(dǎo)。在一些企業(yè)中，采購小組可能有這一專業(yè)知識領(lǐng)域的人才等待你“發(fā)掘”。你需要找出什么知識可以用在企業(yè)的項(xiàng)目供應(yīng)商管理中。

2．你有與每位供應(yīng)商合作的項(xiàng)目戰(zhàn)略嗎？

這也許是重要的問題。我們說的供應(yīng)商的項(xiàng)目戰(zhàn)略包括以下要點(diǎn)：

你需要他們什么時(shí)間加入到項(xiàng)目中，你將如何選擇他們（比如，通過招標(biāo)流程）？

你有項(xiàng)目供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)“加入流程”嗎？

你有標(biāo)準(zhǔn)的審查和選擇標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)審查和其它程序來客觀地審查各方的答復(fù)嗎？

他們的工作對項(xiàng)目的成功有多重要？他們的全部或部分活動(dòng)在您的關(guān)鍵路徑上嗎？

你選擇的供應(yīng)商會定期與你的企業(yè)合作嗎，還是只是第一次？如果他們之前曾經(jīng)與貴公司合作過，你能與他們接觸的其他同事身上了解到什么信息？

雙方之間存在哪種類型的合同關(guān)系（包括激勵(lì)）？

你將如何在工作關(guān)系或合作關(guān)系中公開和相互信任？

你會評估他們完成某個(gè)活動(dòng)的業(yè)績并與其他供應(yīng)商進(jìn)行比較嗎（如缺陷測量、生產(chǎn)效率或其它測量）？

你將如何在正確理解成功標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上建立合作關(guān)系？

哪些風(fēng)險(xiǎn)可能會導(dǎo)致嚴(yán)峻的局面？你如何盡早發(fā)現(xiàn)預(yù)警信號或預(yù)兆以防止其發(fā)生？

如果項(xiàng)目出錯(cuò)你要怎么做？你有后備/應(yīng)急計(jì)劃嗎？

如果是持續(xù)的服務(wù)，這些業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)（如IT常見服務(wù)水平協(xié)議）符合供應(yīng)商的期望嗎？你需要盡早與供應(yīng)商達(dá)成一致，包括未完成目標(biāo)時(shí)的處罰，并使這些標(biāo)準(zhǔn)能為雙方接受并受合同約束。

3．明確你們的共同期望。

第三方往往是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵組成部分，項(xiàng)目成功計(jì)劃的原則對外部團(tuán)隊(duì)成員同樣有效。考慮到這一點(diǎn)，作為項(xiàng)目經(jīng)理，你應(yīng)當(dāng)采取一些措施，以外部各方理解你想如何操作，并讓你理解他們的做法（根據(jù)項(xiàng)目的大小，你可以親自參與安排或委托給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員）。重要的是，從一開始就要非常明確地傳達(dá)雙方對于成功的意義，并討論如何處理需要提出的“關(guān)鍵對話”。對于共同期望，重要的是要理解關(guān)鍵項(xiàng)目具體的成功標(biāo)準(zhǔn)。例如，運(yùn)營活動(dòng)涉及建筑及采礦等高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目的企業(yè)需要具體考慮。另外，對外部供應(yīng)商的健康和安全的態(tài)度對成功的結(jié)果是至關(guān)重要的。

當(dāng)你開始與外部供應(yīng)商合作時(shí)，重要的是雙方制定并遵守明確的約定規(guī)則。商定工作說明書和定期追蹤機(jī)制之類的項(xiàng)目管理技巧會有助于促進(jìn)這一進(jìn)程。

與外部供應(yīng)商的關(guān)系很重要——這意味著你應(yīng)該明確在專業(yè)和道德上與其合作的方式。

4．你的項(xiàng)目中存在來自供應(yīng)商管理的“團(tuán)隊(duì)”嗎？你需要這樣的團(tuán)隊(duì)嗎？

人是項(xiàng)目實(shí)施的動(dòng)力。我們都需要對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有用的、理想的人選，不管他們是來自我方還是外部。但什么才算是“理想的”？你和你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的責(zé)任是讓供應(yīng)商明確理解你的需求，這樣他們就可以衡量適合與你合作的個(gè)人，當(dāng)然這會受限于對方的人才庫。他們可能把工作分包給其他方，這或許會超出你的控制范圍。而且他們可能會通過遠(yuǎn)程方式為你的項(xiàng)目提供服務(wù)，而非與你共同在現(xiàn)場工作。

有一種方法可以判定供應(yīng)商提議的人選，那就是“看到他們的行動(dòng)”再進(jìn)行判斷。視具體情況而定，你可以訪問企業(yè)的辦公場所會見他們提議的候選人和/或親自與他們討論項(xiàng)目，以評估這些人選是否適合他們要承擔(dān)的工作。

5．為進(jìn)行目標(biāo)的規(guī)劃，你需要從供應(yīng)商獲得多少詳細(xì)信息？

供應(yīng)商可能在不同階段“加入到”項(xiàng)目中。有時(shí)候，他們可能早在申請被批準(zhǔn)之前就參與進(jìn)來了，也可能“自擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)地”承擔(dān)工作來幫助你贏得這個(gè)項(xiàng)目。但也有的時(shí)候，他們加入項(xiàng)目的時(shí)間較晚，會在計(jì)劃已經(jīng)建立而且預(yù)算和時(shí)間表已安排好之后才加入。

如果你預(yù)先知道在規(guī)劃階段將需要借助外部專業(yè)知識，請把它納入你的項(xiàng)目計(jì)劃中。

6．雙方對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的看法一致嗎？

你認(rèn)為與你合作的供應(yīng)商如何看待項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)？這與你們自己的看法一致嗎？

你與供應(yīng)商討論過項(xiàng)目的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)嗎？他們肯定會有一些看法，而且他們很可能關(guān)注一些與你方不同的風(fēng)險(xiǎn)，并能夠就此提供關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的洞見。

7．雙方是否明確了進(jìn)度推進(jìn)的預(yù)期嗎？

你將需要從供應(yīng)商那里以商定的頻率接收進(jìn)度更新（通過現(xiàn)有的渠道，如進(jìn)度會議和報(bào)告），例如關(guān)于成本、進(jìn)度計(jì)劃和質(zhì)量的信息。這樣的需求應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整規(guī)模。例如，在大型項(xiàng)目中，第三方的進(jìn)度表將依次合并和輸入到包含更多細(xì)節(jié)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃中。

你們提前討論對審查和報(bào)告的要求，以保持風(fēng)格、內(nèi)容和頻率一致。

最后，公司合同中存在一個(gè)“90%-110%=20%”的潛規(guī)則。供應(yīng)商通常設(shè)法根據(jù)真實(shí)成本的90%進(jìn)行交付，并為將余下的10%作為緩沖，以應(yīng)對意外事項(xiàng)并留作利潤（這些數(shù)字會因具體項(xiàng)目細(xì)節(jié)而變動(dòng)）。另一方面，客戶試圖獲得額外的工作量，或達(dá)成“110%”的合同，這樣才能讓他們百分之百地在交易中獲益。

出于這個(gè)理由，客戶會大量提出這類“微不足道”的請求，對于承包商來說，因?yàn)檫@種小的請求提出更改訂單就太小題大做了，而且承包商經(jīng)過衡量后認(rèn)為還不如“免費(fèi)”達(dá)成這些要求讓客戶感到高興。供應(yīng)商會合理地尋求所有劃算的方法來滿足合同的意圖——只要能夠滿足設(shè)計(jì)意圖和質(zhì)量，這種做法就是完全合理。因此，項(xiàng)目的整體結(jié)果最終往往存在“20%的差異區(qū)間”。

讓供應(yīng)商加入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是一種非常有益的經(jīng)歷，而且通常是成功的必要因素。當(dāng)你作為項(xiàng)目經(jīng)理與供應(yīng)商討論你的“成功計(jì)劃”時(shí)，應(yīng)該考慮我們提出的這七個(gè)步驟，幫助你們盡量消除對合同條款和條件理解的模糊地帶，為項(xiàng)目的最終成功打好基礎(chǔ)。

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